Administrative Assistant

Job title: Administrative Assistant

Job description: Position: Trail Administrative Assistant | Adjoint(e) Administratif(ve) Sentier
Organization:
Location: anywhere in Canada (headquarters in Montreal)

ABOUT US

Winding its way through every province and territory the Trans Canada Trail is the world’s longest network of multi-use recreational trails, stretching more than 27,000 kilometres and showcasing Canada’s diverse landscapes and cultures. It is a connector of people and communities, a national unity endeavour that brings together Canadians and visitors from all walks of life, enhancing their quality of life and the communities where they live, work and play. Supported by donations, it links over 15,000 rural, urban and Indigenous communities from coast to coast to coast. Our national trail is managed by local trail groups and partners who work in conjunction with Trans Canada Trail, a registered charity.

ROLE DESCRIPTION & REPORTING RELATIONSHIPS

The Trail Administrative Assistant reports to the Vice-President, Chief Trail Experience Officer. This position is integral to managing the administrative responsibilities of the Trail unit through: ensuring that information associated with Trail programs and projects is kept up to date and accurate, and monitoring all requests and enquiries related to the Trans Canada Trail, both within the organization and from the general public.

This position may operate from a home-based office.

KEY RESPONSIBILITIES

• Manage the administrative work associated with Trail programs and projects, and Trail-related activities. Specific responsibilities include, but are not limited to, the following:
• Maintain trail, project, account and contact information in the Salesforce database
• Create Trail-related reports and presentations for the Trail unit, management and the Board of Directors
• Ensure that the Trail project cash flow forecast is accurate, and that payments are made according to the assigned schedule
• Liaise with the accounting department to reconcile Trail financial information
• Identify suppliers and create purchase orders
• Respond to Trail-related enquiries from individuals outside of the organization
• Provide Trail information to members of the Trail team and other units within the organization
• Assist members of the Trail team in coordinating with local Trail operators and stakeholders

KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES

• Excellent writing skills, and good communication and presentation skills
• Advanced MS Office skills
• Good knowledge of Salesforce and Power BI
• Highly organized
• Detail oriented
• Ability to work both independently and as a team player
• Data management and basic coding experience
• Basic bookkeeping knowledge

EXPERIENCE & EDUCATION

• Bilingual: French and English (written and spoken)
• College degree or equivalent
• Minimum of 5 years of related experience

HOW TO APPLY

Please submit your resume, cover letter and salary expectations in confidence to:

Email:
Attn: Trail Administrative Assistant
Application deadline: June 18, 2021

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Trans Canada Trail is proud to be an equal opportunity employer. Only those candidates selected for an interview will be contacted. We thank all applicants for their interest in working at Trans Canada Trail.

OFFRE D’EMPLOI

À PROPOS DE NOUS

Sillonnant chaque province et territoire, le Sentier Transcanadien est le plus long réseau de sentiers récréatifs multi-usages du monde; il s’étend sur plus de 27 000 kilomètres et met en valeur la diversité des paysages et des cultures du Canada. Il est un lien entre les gens et les communautés, une initiative d’unité nationale qui rassemble les Canadiens et les visiteurs de tous les milieux en améliorant leur qualité de vie et les collectivités dans lesquelles ils vivent, travaillent et se divertissent. Soutenu par des dons, il raccorde plus de 15 000 communautés rurales, urbaines et autochtones d’un océan aux deux autres. Notre sentier national est administré par des groupes de sentier et des partenaires locaux qui travaillent en conjonction avec Sentier Transcanadien, un organisme de bienfaisance enregistré.

DESCRIPTION DE TÂCHES ET RELATIONS HIÉRARCHIQUES:

L’adjoint·e administratif·ve Sentier se rapporte au vice-président, responsable de l’expérience Sentier. Ce poste fait partie intégrante de la gestion des responsabilités administratives du département Sentier pour faire en sorte que l’information associée aux programmes et projets du Sentier soit exacte et tenue à jour, ainsi que pour faire le suivi de toutes les requêtes et demandes liées au Sentier Transcanadien, émanant à la fois de membres de l’organisme et du grand public. Les tâches liées à ce poste peuvent s’effectuer en télétravail.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:

• Gérer les tâches administratives associées aux programmes et projets du Sentier, ainsi que tâches connexes. Ces responsabilités comprennent, sans s’y limiter:
• Tenir à jour, dans la base de données de Salesforce, les informations relatives au Sentier, aux projets, aux comptes et aux personnes-ressources
• Créer des rapports et des présentations requises pour l’équipe Sentier, la direction et/ou le conseil d’administration
• S’assurer du suivi et de l’exactitude des prévisions financières liées aux projets et programmes Sentier et que les paiements soient faits dans le respect du calendrier établi
• Assurer la liaison avec le département de Comptabilité pour valider et mettre à jour les données des projets et programmes Sentier
• Identifier des fournisseurs et créer des bons de commandes
• Répondre aux requêtes externes liées au Sentier
• Description de poste – Adjoint·e administratif·ve Sentier – juin 2021
• Fournir de l’information et des données relatives au Sentier lorsque requises ou demandées par les membres du département ou par les autres départements de l’organisme
• Assister ses collègues dans la coordination des communications avec les gestionnaires de sentiers et divers intervenants

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES:

• Excellentes habiletés rédactionnelles, et bonnes habiletés de communication et de présentation
• Connaissance approfondie de la suite MS Office
• Bonne connaissance des logiciels Salesforce et Power BI
• Grand sens de l’organisation
• Sens du détail
• Capacité à travailler à la fois de façon autonome et en équipe
• Expérience en gestion de données et en codage de base
• Connaissances de base en tenue de livres

FORMATION ET EXPÉRIENCE:

• Bilinguisme: français et anglais (à l’écrit et à l’oral)
• Diplôme d’études collégiales ou équivalent
• Minimum de 5 années d’expérience dans un champ connexe

COMMENT POSTULER

Prière de faire parvenir, en toute confiance, votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation et de vos attentes salariales, à:

Courriel:
Objet du courriel: Adjoint·e administratif·ve Sentier
Date limite pour soumettre une candidature: 18 juin 2021

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Sentier Transcanadien est fier d’être un employeur respectueux de l’équité en matière d’emploi. Nous remercions tous les postulants·es pour leur intérêt envers Sentier Transcanadien. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.

Company: Trans Canada Trail | Sentier Transcanadien

Expected salary:

Location: Canada

Job date: Wed, 09 Jun 2021 06:40:09 GMT