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Job description: Poste chez Frima Studio

Sommaire du poste :

Relevant du directeur finance et administration, le titulaire du poste a comme principale responsabilité l’accueil, la gestion des appels et des envois postaux, le soutien lors de la tenue d’événements corporatifs et la réalisation de certaines tâches administratives. Il travaille en étroite collaboration avec l’équipe finance et administration ainsi que celle des ressources humaines et communications.

Principales responsabilités :

• Accueillir, diriger et répondre aux employés, visiteurs, partenaires et fournisseurs en appliquant les contrôles de sécurité requis;
• Offrir un service de première ligne pour les appels, les courriels, le courrier, les envois de colis et en assurer le suivi approprié;
• Assurer un environnement accueillant dans le hall du studio;
• Participer à la coordination des déplacements (hôtel, avion et autres) et effectuer les réservations;
• Collaborer à la logistique entourant l’organisation d’événements corporatifs (réservation, traiteur, aménagement des locaux et autres);
• Réviser, traduire et effectuer la mise en page de certains documents dédiés à l’interne;
• Effectuer diverses tâches administratives ou cléricales en soutien aux différentes directions (médias sociaux, plateforme web et applications, club social, etc.);
• Effectuer toutes autres tâches requises.

Exigences :

• DEP en secrétariat ou tout autre diplôme pertinent;
• Entre une (1) et trois (3) années d’expérience pertinente;
• Excellente connaissance de la suite Google;
• Bilinguisme.

Profil recherché :

• Faire preuve de courtoisie, de bonne humeur, d’un excellent sens du service à la clientèle et d’entregent;
• Être dynamique tout en étant discret sur ses activités;
• Faire preuve d’autonomie, de débrouillardise, d’initiative, de polyvalence et avoir le souci du travail bien fait;
• Avoir une approche professionnelle et coopérative.

Chez Frima, même en temps de pandémie, on s’occupe de notre monde :

• On t’offre la flexibilité du lieu de travail :

• Télétravail à temps plein au moins jusqu’en juin (allocation pour l’internet, rencontres virtuelles fréquentes)
• Au studio, avec l’équipe restreinte (bel environnement de travail sécuritaire selon les mesures sanitaires en vigueur, fruits frais et collations)
• On t’offre une large gamme d’avantages sociaux (assurance collective, REER collectif, journées de maladie, journées personnelles, horaire flexible, politique de vacances concurrentielle, programme d’aide aux employés et à la famille et télémédecine).

*Le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes. Ce poste est ouvert autant aux hommes qu’aux femmes.*

Overview:

Reporting to the Finance and Administration Director, the incumbent’s main responsibilities include welcoming guests, managing calls and mailings, providing support for corporate events and performing certain administrative tasks. The incumbent works closely with the Finance and Administration team as well as the Human Resources and Communications team.

Key responsibilities:

• Greet, direct, and respond to employees, visitors, partners, and vendors by applying required security controls;
• Provide front line service for calls, emails, mail, package shipments and ensure appropriate follow-up;
• Ensure a welcoming environment in the studio lobby;
• Participate in the coordination of travel (hotel, airplane and other) and make reservations;
• Collaborate in the logistics surrounding the organization of corporate events (reservations, catering, room set-up and others);
• Revise, translate and perform the layout of certain documents dedicated to the company;
• Perform various administrative or clerical tasks in support of the different directions (social media, web platform and applications, social club, etc.);
• Perform any other tasks required.

Requirements:

• DEP in secretarial studies or any other relevant diploma;
• Between one (1) and three (3) years of relevant experience;
• Excellent knowledge of the Google suite;
• Bilingualism.

Requested profile:

• Be courteous, cheerful, have excellent customer service and interpersonal skills;
• Be dynamic while being discreet about his activities;
• Demonstrate autonomy, resourcefulness, initiative, versatility and a concern for work well done;
• Have a professional and cooperative approach.

At Frima, even in pandemic times, we take care of our people:

• We offer you the flexibility of the workplace:

• Full-time remote work at least until June ( internet allowance, frequent virtual meetings)
• In the studio, with the reduced team (nice and safe working environment according to the sanitary measures in force, fresh fruits and snacks)
• We offer you a wide range of benefits (group insurance, group RRSP, sick days, personal days, flexible hours, competitive vacation policy, employee and family assistance program and telemedicine).

*Masculine is used as a neutral gender and refers to both men and women. This position is open to both men and women.*

Company: Frima Studio

Expected salary:

Location: Quebec City, QC

Job date: Tue, 22 Jun 2021 22:10:27 GMT