Adjoint(e) aux soumissions & administration- Laval

Job title: Adjoint(e) aux soumissions & administration- Laval

Job description: Contrôles AC est à la recherche d’un(une) Adjoint(te) aux soumissions & administrative.

Les Contrôles AC est une entreprise qui a été fondée en 1992. Elle œuvre principalement en automatisation de bâtiment, en efficacité énergétique ainsi que dans l’entretien de systèmes électromécaniques. Elle dispose de deux succursales (Lévis et Laval) tout en assurant une présence dans toutes les régions du Québec. L’entreprise se démarque par son dynamisme et la qualité de son personnel. Nos valeurs sont orientées vers la satisfaction de notre clientèle et la valorisation de nos employés.

Les Contrôles AC a été acquis par ENGIE Services qui est un acteur majeur dans la gestion d’installations (Facility management) ainsi que dans l’efficacité énergétique. Nos experts conçoivent, réalisent et gèrent des solutions sur mesure « intelligentes et durables » au profit de nos clients allant des aéroports aux bâtiments commerciaux, mais également industriels et militaires.

Pour en savoir plus, visitez .

Sommaire du poste

Sous la supervision de l’estimateur, la titulaire de ce poste est chargée d’assister le département d’estimation pour toutes les tâches inhérentes aux soumissions. De plus, elle sera responsable des tâches administratives locales ne pouvant pas être couvertes par notre siège social pour des raisons géographiques évidentes.

Responsabilités:

Adjoint(e) aux soumissions :

• Recherche soumission dans SEAO, Module C, MERX, Achats et ventes et autres de façon soutenue
• Prendre les appels du département d’estimation
• Classer et lire tous les courriels d’invitation à soumissionner.
• Création du dossier de soumission (Calendrier, MS Access) tout en respectant la nomenclature déjà établie
• Effectuer une tournée de tous les sites pour les addendas avant chaque fermeture
• Correction et mise en page du document MS Word de soumission de l’Estimateur
• Demande de cautionnement à la compagnie d’assurance
• Fermeture et envoi des soumissions via le BSDQ, papier ou par courriel
• Effectuer des relances pour chaque soumission déposée et maintenir un suivi rigoureux de celles-ci (encore plus important pour les soumissions directes aux donneurs d’ouvrage)

• Sur réception d’un bon de commande (PO) :
• Analyse du bon de commande
• Vérification de la conformité du bon de commande (entité, adresse, etc.)
• Vérification du montant, explications et/ou ajustement s’il y a une différence
• Vérification des conditions de paiement
• Transfert avec tous les détails nécessaires et clairs pour l’ouverture du projet du côté construction incluant aussi les diverses particularités qui pourraient entourées un projet (ex. : projet à pénalité, échéancier déraisonnable, entrepreneur général, etc.)
• Travailler en étroite collaboration avec les adjointes aux chargés de projets pour le transfert vers la mise en production des projets
• Tenir à jour la base de données MS Access
• Prépare et assister aux réunions d’estimateur à chaque lundi
• Préparation et envoi des demande d’équivalence

Adjointe administrative :

• Réception de certains appels
• Accueil des clients et de certains fournisseurs qui se présentent à notre succursale
• Tâches administratives découlant de nos opérations, tel que :
• Réservation & paiement de parcomètres
• Compilation et vérification des reçues d’essence
• Préparation de lettres diverses
• Préparation et envoi de quittances partielles et/ou finales

• Accomplit toutes autres tâches connexes en lien avec ses fonctions

Exigences :

• Expérience en administration
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office
• À l’aise avec l’utilisation de systèmes informatisée

Atouts :

• Connaissance du milieu de la construction
• Expérience dans un poste similaire
• Connaissance du logiciel Acomba

Aptitudes:

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Sens de l’autonomie, de l’organisation et de la planification
• Aptitude en communication
• Structuré et avoir le souci du détail
• Sens de l’initiative
• Aimer travailler en équipe

Équité en emploi :

ENGIE Services Inc. souscrit aux principes d’égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

Remarque :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature.

Additional Information

• Posting Date: Apr 2, 2021

Company: Engie

Expected salary:

Location: Laval, QC

Job date: Mon, 12 Apr 2021 07:15:17 GMT