Agent, Agente d’administration – Développement organisationnel et gestion du changement

Job title: Agent, Agente d’administration – Développement organisationnel et gestion du changement

Job description: MILIEU DE TRAVAIL

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction des ressources humaines soutient les stratégies de l’École et participe à son efficacité en favorisant un milieu où les conditions sont propices à l’épanouissement tant professionnel que personnel de ses employés. Elle veille au maintien d’un environnement de travail sain et sécuritaire, stimulant, juste et équitable, en conformité avec les lois, règlements et politiques en vigueur. Elle offre des services conseils à la direction de l’École, aux gestionnaires et au personnel dans ses divers champs d’expertise.

Le service développement organisationnel et gestion du changement soutient l’organisation dans l’évolution de sa culture, de ses pratiques en gestion du capital humain et de sa capacité de changement en vue d’assurer sa pérennité ainsi que la réalisation de ses priorités stratégiques.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

L’agent, agente d’administration soutient au plan administratif et de façon transversale les initiatives, les activités et les programmes offerts par le service développement organisationnel et gestion du changement.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Soutient sur le plan administratif les conseillers DOGC et son supérieur dans la réalisation de différents mandats ainsi que le déploiement d’initiatives et programmes touchant le développement organisationnel, la formation et la gestion du changement.
• Selon les besoins de l’équipe, extrait et transforme des données, puis les présente sous forme de listes, de lettres, de statistiques, de tableaux, de graphiques, etc.

• Participe à l’élaboration de rapports de données statistiques et de graphiques. Effectue la recherche et la mise en forme des données à inclure dans des rapports.
• Effectue des travaux d’édition (ex. mise en page de lettres, textes, tableaux, graphiques, formulaires interactifs, sondages, etc.) pour divers documents requis par son service.
• Soutient son supérieur et les conseillers DOGC dans l’élaboration de présentations Powerpoint.
• Utilise les outils nécessaires (ex. Qualtrics) pour l’élaboration et la passation de sondages aux employés. Coordonne l’envoi et la gestion du sondage. Assiste les conseillers DOGC dans l’analyse des données et la mise en forme des résultats.
• Assiste les conseillers DOGC et son supérieur pour la prise de notes lors de l’animation de sessions de travail, réunions, analyses d’impacts de changements, etc.
• Structure et tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires de son secteur de travail.
• Participe à l’amélioration et à l’automatisation des processus de travail de son équipe. Documente, met à jour et assure le suivi des procédures relatives aux activités et processus de son secteur de travail.
• Assure le maintien et l’amélioration continue des systèmes informatisés sous la responsabilité ou utilisés par le service DOGC (ex. gestion de la formation). Participe à l’analyse et au développement de nouvelles fonctions.
• Assure la mise à jour du site Web de la direction des ressources humaines pour toutes les sections sous la responsabilité du service développement organisationnel et gestion du changement.
• Soutient la conseillère DOGC responsable dans le déploiement de l’offre de formation et développement et le suivi bout-en-bout (contenu-diffusion-évaluation).
• Assure la coordination avec les partenaires internes et externes dans le cadre du calendrier de formation. Joue un rôle d’intervenant de premier niveau et réfère à la conseillère DOGC responsable en cas de
• Coordonne la logistique liée à la promotion et à la communication des activités de formation ainsi qu’à l’inscription des participants et à la tenue des sessions de formation. S’assure de l’émission des attestations de participation au terme des activités, le cas échéant.
• Traite, organise, tient à jour et saisit les données et dossiers relatifs aux activités de son secteur de travail (ex. activités de formation, exonérations des frais de scolarité, etc.).

• S’assure de recevoir l’ensemble des renseignements et pièces justificatives nécessaires à la saisie des données. Au besoin, relance les personnes concernées pour obtenir les informations et documents requis.
• S’assure que les informations saisies dans le système de gestion intégré respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.
• Soutient la conseillère DOGC responsable dans l’élaboration annuelle de la déclaration des activités de formation (loi 90). Obtient et compile les données pour la production du rapport.
• Gère l’utilisation des salles et équipements dédiés aux activités de l’équipe DOGC (ex. formation, facilitation d’équipe de travail) et s’assure qu’ils soient disponibles et fonctionnels.
• Assiste le service DOGC dans la gestion des dépenses admissibles (ex. formation, services professionnels) et en coordonne le traitement informatique. Analyse et traite l’information pertinente et produit les rapports nécessaires.
• Effectue le traitement et le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal, entre autres pour les demandes d’achat, demandes de paiement des partenaires et les relevés de dépenses de son secteur de travail.

• Transmet les pièces justificatives au Service de la comptabilité et de la trésorerie. Identifie les erreurs de facturation et voit à les résoudre.
• Assure les suivis budgétaire et administratif de son secteur de travail et renseigne les personnes concernées sur les montants disponibles.
• En collaboration avec son supérieur, peut à l’occasion assumer la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, technique de bureautique (microédition et hypermédia) ou dans une discipline jugée équivalente ou toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente
• Minimum de deux années d’expérience de travail pertinente
• Excellente connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant, notamment :

• Outlook (fonctions intermédiaires – avancées)
• Word et Excel (fonctions intermédiaires – avancées)
• Powerpoint (fonctions intermédiaires)
• Adobe Acrobat DC (fonctions intermédiaires)
• Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion de contenu Web (ex. : Rhythmyx)
• Connaissance des principes de rédaction Web
• Connaissance de l’outil de sondage Qualtrics, un aout
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
• Sens de l’organisation et de la planification
• Rigueur, minutie, précision et souci du détail
• Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément
• Capacité de travailler en équipe et de collaborer avec plusieurs personnes
• Capacité à réviser ses priorités en fonction des événements et des différentes demandes
• Intérêt marqué pour le développement organisationnel, la formation et la gestion du changement
• Intérêt marqué et aptitude pour l’utilisation de nouvelles technologies
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Connaissance du milieu de la formation (Atout)
• Connaissance du logiciel Visio (Atout)

AVANTAGES

• Échelle salariale de 44 261 $ à 61 905 $, selon les années d’expérience pertinente
• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 15 jours fériés
• Horaire compressé et réduit durant la période estivale
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

Company: HEC Montreal

Expected salary: $61905 per year

Location: Montreal, QC

Job date: Fri, 04 Jun 2021 22:25:42 GMT