Agent (e) de soutien, gouvernance, politiques et administration

Job title: Agent (e) de soutien, gouvernance, politiques et administration

Job description: Description du poste

Myélome Canada est actuellement à la recherche d’une personne motivée, très organisée et compétente pour travailler à titre d’agent(e) de soutien, gouvernance, politiques, et administration au sein de notre équipe. Il s’agit d’un poste à temps partiel (20 à 24 heures par semaine). Cette personne fournira un soutien administratif au conseil d’administration de Myélome Canada et aux comités connexes, de même qu’un soutien à l’équipe de Myélome Canada quant aux processus d’élaboration et de mise en œuvre des règlements, politiques, et procédures.

Description du poste

Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne motivée, très organisée et compétente pour travailler à titre d’agent(e) de soutien, politiques, gouvernance et administration au sein de notre équipe. Il s’agit d’un poste à temps partiel (20 à 24 heures par semaine) en mode virtuel, qui exige donc de la personne qu’elle travaille à domicile et en télétravail avec le reste de l’équipe. Cette personne devra toutefois se rendre régulièrement à nos bureaux de Dorval, au Québec, pendant certaines périodes de l’année, ou pour des réunions et des conférences, lorsqu’il devient complexe de travailler à domicile.

Politique et programmes

• Soutenir et conseiller la direction générale dans l’identification des besoins potentiels en matière de gouvernance, et de politiques et procédures internes.
• Coordonner l’examen de la gouvernance de Myélome Canada, en veillant à ce que les politiques, les procédures, les règlements et la constitution soient examinés tous les deux ans et mis à jour au besoin.
• Coordonner la rédaction et la modification des politiques, procédures, règlements, etc., selon les besoins.
• Coordonner la rédaction et la modification des documents d’orientation pour le conseil d’administration.
• Développer, coordonner et diriger le développement du programme d’agrément d’Imagine Canada pour Myélome Canada en réalisant, notamment, les tâches suivantes :

• Développer et mettre à jour le plan de travail (incluant les délais) pour préparer la soumission de Myélome Canada à Imagine Canada.
• Développer de nouvelles politiques et mettre à jour les politiques existantes conformément aux normes de qualité établies par Imagine Canada.
• Assurer les communications avec le comité de gouvernance et nomination et le comité exécutif et, enfin, avec le conseil d’administration pour la saisie et l’approbation des politiques et procédures requises pour satisfaire aux normes d’Imagine Canada.
• Coordonner le programme de prix communautaires de Myélome Canada (prix pour l’excellence en soins infirmiers, prix communautaire, prix de bénévole remarquable, etc.).

Gouvernance

• Répondre à toutes les demandes relatives à la gouvernance interne de Myélome Canada.
• Préparer les ordres du jour du comité de vérification et finances, du comité de gouvernance et nomination, du comité exécutif, des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle.
• Assurer la conformité des normes et procédures de gouvernance établies des réunions du comité de vérification et finances, du comité de gouvernance et nomination, du comité exécutif et du conseil d’administration, ainsi que de l’assemblée générale annuelle.
• Rédiger les procès-verbaux du comité de vérification et finances, du comité de gouvernance et nomination, du comité exécutif, de la réunion du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle, ainsi que les motions, selon les besoins.
• Veiller à la mise en œuvre des résolutions du comité de vérification et finances, du comité de gouvernance et nomination, du comité exécutif, de la réunion du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle.
• Gérer le processus électoral pour les administrateurs et dirigeants de Myélome Canada, ainsi que pour d’autres comités.
• Soutenir la direction générale et le comité de nomination dans le recrutement et la nomination des membres des comités.
• Rechercher des données (p. ex. législation, documents d’information/programmes, recherches sur Internet) et préparer des documents sommaires à l’appui des projets et des initiatives. Accéder à l’information des systèmes de l’organisme et l’examiner pour en faire l’analyse, les compiler et produire divers rapports statistiques et qualitatifs.
• Produire, pour divers publics, des documents, notamment des bulletins d’information, des procès-verbaux de réunions, des lettres, des rapports politiques et techniques, des graphiques et des présentations.
• Trouver et recommander des méthodes pour améliorer les systèmes administratifs et les fonctions commerciales afin de maximiser l’efficacité et l’efficience administratives.

Administration

• Aider la direction générale et la présidence du conseil à coordonner, compléter et compiler les dossiers pour les réunions du conseil d’administration et des comités en réalisant, notamment, les tâches suivantes :

• Assurer le suivi des documents de réunion et du calendrier des rapports requis par le conseil, en assurant les communications avec d’autres membres du personnel, au besoin.
• Examiner le contenu des documents pour en vérifier l’exactitude, la numérotation et la cohérence.
• Finaliser, enregistrer et distribuer les documents de la réunion à tous les destinataires prévus, conformément aux délais établis.
• Mettre en place et tenir à jour les systèmes de classement du conseil d’administration, y compris la correspondance, les documents, les procès-verbaux, les rapports et les dossiers administratifs connexes liés aux réunions du conseil d’administration et des comités.

• Fournir un soutien continu à la direction générale et à la présidence du conseil pour la préparation et l’animation des réunions du conseil en réalisant, notamment, les tâches suivantes :

• Préparer et tenir à jour les calendriers et les invitations aux réunions du conseil d’administration et des comités. Planifier les réunions selon un calendrier annuel.
• Assurer la logistique des réunions du conseil d’administration et des comités, notamment en confirmant la disponibilité et le quorum, en réservant des plateformes virtuelles, des salles de réunion, en facilitant la participation du conseil d’administration, du personnel et d’autres personnes, en travaillant avec des fournisseurs de services audiovisuels tiers, du personnel technique, etc.
• Enregistrer les présences aux réunions des membres du conseil.
• Répondre à différents besoins précis les jours de réunion.

• Gérer les demandes de réunions, la planification et les invitations au calendrier pour toutes les réunions des comités et du conseil avec les membres et leurs adjoints.
• Assurer la programmation et la coordination du comité de vérification et finances, du comité de gouvernance et nomination, du comité exécutif, de la réunion du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle.
• Assurer la tenue des registres, le classement et d’autres procédures de gestion de l’information en lien avec la gouvernance, notamment les documents comptables, les procès-verbaux et autres registres conformément aux meilleures pratiques et aux règles de l’ARC.
• Maintenir à jour le profil et les biographies du conseil d’administration, ainsi que les profils de compétences des membres du conseil d’administration.
• Assumer toute autre tâche administrative et de bureau associée au poste, selon les besoins.
• Aider les membres du conseil d’administration en ce qui a trait :

• au traitement du paiement des demandes de remboursement de frais;
• à la planification et la gestion des calendriers, du matériel et des technologies pour les réunions;
• à la nomination de nouveaux membres du conseil d’administration et à la gestion des documents d’accueil et d’intégration; et
• à la consultation des documents et du contenu.

Compétences et qualifications requises

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (d’un établissement d’enseignement agréé).
• Expérience ou diplôme en droit ou en politique publique, un atout.
• Connaissance des structures et procédures de gouvernance.
• Minimum d’un à deux ans d’expérience dans la prestation de services de soutien à la haute direction et de services administratifs dans un contexte de gouvernance ou auprès de cadres supérieurs.
• Connaissance des principes et des pratiques relatives aux procédures administratives standards (rédaction de correspondances, ordres du jour, procès-verbaux et autres documents connexes, conception de présentations, organisation et coordination de réunions, de conférences et de vidéoconférences, organisation des déplacements et repas, évaluation, hiérarchisation et distribution de la correspondance pour réponse et suivi, etc.).
• Sens aigu de l’organisation et capacité d’assimiler et de traiter un grand volume d’informations.
• Capacité d’organiser et de coordonner de façon détaillée les processus relatifs à la finalisation des rapports destinés au conseil d’administration, nécessitant de nombreuses vérifications des différentes versions entre les principaux intervenants internes et souvent externes.
• Capacité à assurer de façon autonome et en temps opportun le suivi proactif et la communication des résolutions de problèmes.
• Capacité démontrée à respecter des délais serrés, tout en étant minutieux et en garantissant un travail de haute qualité.
• Capacité à traiter des renseignements sensibles et hautement confidentiels.
• Excellentes compétences informatiques avec la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) pour préparer de nombreux différents documents pour les réunions du conseil d’administration.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles, de relations publiques et de communication orale et écrite pour rédiger et distribuer la correspondance et d’autres documents de réunion, rédiger des procès-verbaux, développer des présentations et fournir un soutien administratif.
• Esprit d’initiative, sens de l’action, orienté(e) vers les solutions, capacité à planifier, organiser et hiérarchiser le travail tout en gérant des tâches multiples et des interruptions.
• Capacité à travailler en collaboration au sein d’une équipe, de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Bénévolat ou expérience professionnelle dans un environnement de soins de santé ou pour un organisme à but non lucratif, expérience de travail avec des professionnels de la santé et connaissance de la terminologie médicale, un atout.

Heures semaine
20 – 24

Salaire
à déterminer

Nature du poste
soutien

Company:

Expected salary:

Location: Canada

Job date: Wed, 16 Jun 2021 00:23:36 GMT