Adjoint.e Administrative – VP Finance & Administration / Administrative Assistant to VP Finance & Administratopm

Job title: Adjoint.e Administrative – VP Finance & Administration / Administrative Assistant to VP Finance & Administratopm

Job description: Description: NOC Code: 1222

Province: QC

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un.e Adjoint.e Administratif.ve à la VP Finance et Administration pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant à la Vice-Principale Finance et Administration, le ou la titulaire du poste soutiendra la VPFA dans l’administration quotidienne globale du bureau de la VPFA, y compris le soutien aux tâches de relations gouvernementales. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

Nature des tâches

· Fournir un soutien au Conseil des gouverneurs et aux divers comités que la VPFA peut présider ou assister. Ceci peut inclure la participation à des réunions pour enregistrer des procès-verbaux, la saisie et la distribution de procès-verbaux, la rédaction d’ordres du jour en collaboration avec la VPFA, la préparation de trousses d’ordre du jour, l’organisation de dates / heures / salles de réunions, la prise de contact avec les participant.e.s et le suivi approfondi des points au besoin jusqu’à la rédaction des rapports annuels.
· Organiser des événements spéciaux tels que requis par la VPFA, incluant la création et la distribution d’invitations, d’événements publicitaires, la réservation de salles ou d’installations, les arrangements de restauration et d’entretien et, si nécessaire, la préparation des factures pour paiement;
· Fournir un soutien dans le maintien des relations avec les étudiant.e.s, le personnel, le corps professoral, les membres de la communauté, les membres du Conseil, les représentant.e.s du gouvernement et autres intervenant.e.s externes;
· Compiler de l’information des différents départements universitaires et générer des rapports internes incluant des données ou présentations des relations gouvernementales;
Relecture et traduction/coordination avec des traducteurs externes des documents produits par le VPFA ou les gestionnaires sous les responsabilités du VPFA
· Fournir un soutien pour les rapports externes (y compris le gouvernement) ;
· Fournir un soutien administratif tel que le classement, la numérisation, la gestion du calendrier et des suivis;
· Veiller à ce que toutes les normes en matière de politiques, de procédures, de documentation et d’échéanciers soient respectées;
· Suivre et gérer les budgets sur une base ad hoc, mensuelle et annuelle;
· Superviser le calendrier de la VPFA et celui des assemblées générales;
· Projets spéciaux et autres tâches assignées.

Qualifications et exigences

· Baccalauréat;
· Plus de 5 années d’expérience dans un rôle similaire en support à un.e membre de l’équipe de direction (administrateur.trice sénior);
· Assure la confidentialité, l’intégrité, la diplomatie, le professionnalisme et le tact en tout temps;
· Maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit);
· Compétences organisationnelles exceptionnelles;
· Expérience en finance et en budgétisation;
· Compétences technologiques de haut niveau, y compris la conceptualisation de sondages et d’analyses.

Classification: Classe 12 26.04$ à $33.99$ de l’heure poste non-syndiqué

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics. L’université accueille les candidat.e.s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez d’ici le 12 juin 2022, 16 :00 à careers@ubishops.ca

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking an Administrative Assistant to the VP Finance and Administration for a regular full-time position. Reporting to the Vice-Principal Finance and Administration, the incumbent will support the VPFA with the overall day to day administration of the VPFA Office, including support for government relations tasks. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required.

Nature of duties and responsibilities

· Provide support to the Board of Governors and various committees which the VPFA may chair or attend. This may include attending meetings to record minutes, typing and distributing minutes, drafting agendas in collaboration with the VPFA, preparing agenda packages, arranging meetings dates/times/rooms, contacting participants, and extensive follow-up on items as needed up to and including drafting annual reporting documents;

· Organize special events as required by the VPFA which includes creating and distributing invitations, advertising events, booking facilities, catering and maintenance arrangements and, if necessary, preparing invoices for payment;

· Provide support in maintaining the relationships with students, managers, staff, faculty, community members, members of the Board, government officials, and other external stakeholders;

· Compile information and generate internal reports from the various university departments which include government relations data and presentation;

· Proof read and translate/coordinate with external translator’s documents produced by the VPFA or Managers under the VPFA responsibilities

· Provide support for external reporting (including government)

· Provide administrative support such as filing, scanning, calendar management and follow-ups;

· Ensure that all policy, procedural, documentation and timeline standards are met;

· Track and manage budgets on an ad hoc, monthly and annual basis;

· Oversee the VPFA calendar and general meetings;

· Special projects and other tasks as assigned.

Qualifications and Requirements

· Bachelor’s degree;

· Over 5 years’ experience in a similar role working with executive team member (senior administrator);

· Ensures confidentiality, integrity, diplomacy, professionalism, and tact at all times;

· Fluent in Both English and French (oral and written);

· Exceptional organizational skills;

· Budgeting and finance experience;

· High level technological skills, including survey construction and analysis

Classification: Class 12 $26.04 to $33.99 per hour non-unionized position

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for by June 12, 2022 before 4:00 pm to careers@ubishops.ca.

Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca

Job posting end date : 2022-06-12

Job Posting Start Date: 2022-06-03

Company:

Expected salary:

Location: Sherbrooke, QC

Job date: Sun, 05 Jun 2022 07:43:12 GMT

Job Source: Careerjet.ca

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